Informace o zásadách zpracování a ochraně osobních údajů

Technická univerzita v Liberci je veřejná vysoká škola univerzitního typu, zřízená zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, která na úrovni regionální, národní i mezinárodní vykonává činnosti svěřené jí zákonem o vysokých školách, tedy především vzdělávání, vědeckou, výzkumnou a vývojovou, uměleckou a další tvůrčí činnost.

Vedle toho TUL vykonává další činnosti veřejného zájmu, které přispívají k rozvoji společnosti.

Vzhledem k tomu, že dne 25. května 2018 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), informuje Technická univerzita v Liberci své studenty, zaměstnance a další osoby o zásadách a podmínkách, za jakých bude zajišťovat důvěrnost a ochranu jejich osobních údajů, které zpracovává.

V případě jakýchkoliv dotazů, podnětů či připomínek týkajících se ochrany osobních údajů je možné se obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů prostřednictvím e-mailové adresy poverenec@tul.cz.

Identifikační údaje správce a pověřence pro ochranu osobních údajů

Správcem osobních údajů je Technická univerzita v Liberci, Studentská 1402/2, 461 17 Liberec 1, IČ: 6747885, https://www.tul.cz/.

Na řádný výkon činností v oblasti ochrany osobních údajů dohlíží na Technické univerzitě v Liberci pověřenec pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete obracet prostřednictvím e‑mailu: poverenec@tul.cz.

Základní zásady zpracování osobních údajů

Technická univerzita v Liberci při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s právními předpisy (evropskými i národními) korektně a transparentně a jen k plnění povinností svěřených jí zákonem a k dalším činnostem vyplývajícím z jejího postavení jako veřejné vysoké školy.

Jedině v případech, kdy je to nezbytné, vyžaduje Technická univerzita v Liberci ke zpracování osobních údajů udělení souhlasu, který musí být udělen svobodně, jednoznačně, ke konkrétnímu účelu a po informování o tom, jaký je účel udělení souhlasu. Souhlas je poskytován dobrovolně.

Tam, kde je zpracování osobních údajů založeno na udělení souhlasu, je tento souhlas možno kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu lze provést takovým způsobem, jak je uvedeno v poučení při udělování souhlasu. Souhlas lze vždy odvolat též doručením písemného a vlastnoručně podepsaného odvolání na adresu Technická univerzita v Liberci, Studentská 1402/2, 461 17 Liberec. V odvolání souhlasu výslovně uveďte, že se jedná o odvolání souhlasu a o odvolání jakého souhlasu se jedná. Odvolání souhlasu je nutno doručit na uvedenou adresu.

Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování

Technická univerzita v Liberci zpracovává osobní údaje pro následující účely:

• uskutečňování vzdělávací činnosti v rámci akreditovaných studijních programů,
• uskutečňování programů celoživotního vzdělávání,
• přijímací řízení a organizace studia,
• výměnné pobyty a stáže,
• práce s absolventy
• uskutečňování vědecko-výzkumné, vývojové, umělecké a další tvůrčí činnosti,
• provádění habilitačního řízení a řízení ke jmenování profesorem,
• provádění řízení o uznání zahraničního vzdělání a kvalifikace,
• realizace projektů,
• publikační a vydavatelská činnost,
• poskytování knihovních služeb,
• pořádání konferencí, seminářů, workshopů a dalších akcí,
• personální a mzdová agenda,
• hospodaření, ekonomika a vedení účetnictví,
• zajištění bezpečnosti osob a majetku,
• poskytování ubytovacích a stravovacích služeb,
• uskutečňování doplňkové činnosti,
• propagace Technické univerzity v Liberci,
• zajištění podpůrných (administrativních) činností k činnostem uvedeným v písm. a až r.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je plnění povinností vyplývajících ze zákona, zejm. zákona o vysokých školách, pracovněprávních předpisů, účetních přepisů a dalších, plnění smlouvy, oprávněné zájmy Technické univerzity v Liberci jako správce, ochrana životně důležitých zájmů subjektů údajů, plnění úkolů orgánu veřejné moci, nebo udělený souhlas subjektu údajů.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Technická univerzita v Liberci k výše uvedeným účelům zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• základní identifikační údaje – jméno, příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, čísla identifikačních dokladů, identifikátory v rámci používaných informačních systémů,
• kontaktní údaje – telefonní čísla, e-mailové adresy, poštovní adresy,
• popisné údaje – věk, pohlaví, státní příslušnost, národnost, osobní stav, fotografie, zdravotní pojišťovna,
• údaje vztahující se ke studiu – identifikace fakulty a studijního programu, studijní výsledky, identifikace dřívějších studií,
• údaje vztahující se k pracovnímu vztahu – pracovní zařazení, průběh zaměstnání, další současní zaměstnavatelé, členství v odborových organizacích, informace o srážkách ze mzdy, osobní údaje rodinných příslušníků,
• ekonomické údaje – čísla bankovních účtů, informace o pobírání důchodů, rodičovských příspěvků,
• informace vztahující se ke zdravotnímu stavu – pracovně lékařské posudky, doklady o zdravotním stavu u osob se specifickými studijními potřebami,
• provozní a lokační údaje – informace z čidel pro čipové karty, IP adresy, záznamy z kamerových systémů v budovách organizace,
• údaje o aktivitách subjektu – publikační aktivita, odborný profil,
  případně další údaje.

Zdroje osobních údajů

Technická univerzita v Liberci získává osobní údaje přímo od subjektu údajů. Tyto osobní údaje jsou uvedeny např. v přihlášce ke studiu, v různých žádostech a řízeních vyřizovaných v průběhu studia, přihlášce k habilitačnímu řízení a řízení ke jmenování profesorem či přihlášce k zahájení řízení o uznání zahraničního studia a kvalifikace, v žádostech uchazečů o zaměstnání, pracovních a jiných smlouvách uzavíraných Technickou univerzitou v Liberci atd.

Příjemci osobních údajů

Technická univerzita v Liberci poskytuje přístup k Vašim osobním údajům jiným osobám jen v případě, že tyto osoby poskytují Technické univerzitě v Liberci služby zajišťující řádný chod univerzity (zejména údržba a správa informačních systémů). Těmto jiným osobám jsou údaje poskytnuty jen v případě, že s nimi univerzita uzavře smlouvu o zpracování osobních údajů, takže jsou ve vztahu k osobním údajům vázány stejnými povinnostmi jako univerzita samotná. Technická univerzita v Liberci dále poskytuje přístup k Vašim osobním údajům příslušným orgánům státní správy v rámci plnění svých zákonných povinností, zejm. v souvislosti s pracovněprávní a studijní agendou.

Doba zpracování osobních údajů

Technická univerzita v Liberci zpracovává osobní údaje pouze po nezbytnou dobu. Tato doba je různá pro různé účely zpracování a může být stanovena příslušnými právními předpisy, nebo jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání právního vztahu subjektu údajů k Technické univerzitě v Liberci a dále po dobu nezbytnou po jeho skončení pro účely evidenční, kontrolní, statistické, archivní, pro účely vědeckého a historického výzkumu nebo po dobu nutnou k řádnému uplatnění a ochraně práv a nároků Technické univerzity v Liberci. Po uplynutí stanovené doby budou osobní údaje vymazány. To neplatí v případě zpracování osobních údajů pro účely, pro něž není vyžadován souhlas.

Profilování a automatizované zpracování

Technická univerzita v Liberci neprovádí žádné zpracování osobních údajů založené na profilování, ani žádné plně automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení, které by mělo pro Vás právní účinky nebo jiné významné dopady.

Informace pro subjekty údajů k uplatnění práv

Chcete-li uplatnit některé ze svých výše uvedených práv, zašlete písemnou žádost s uvedením Vašeho jména, příjmení, data narození, adresy trvalého bydliště a univerzitního čísla osoby, bylo-li Vám přiděleno, s notářsky ověřeným podpisem na adresu: Technická univerzita v Liberci, Studentská 1402/2, 461 17 Liberec 1. Máte-li jako fyzická osoba datovou schránku, můžete Vaši žádost zaslat datovou schránkou – ID datové schránky TUL: td7j9ft. Tím je rovněž ověřena Vaše totožnost.

Vaše žádost bude vyřízena v zákonné lhůtě do jednoho měsíce od doručení Vaší žádosti TUL. Tuto lhůtu můžeme s ohledem na složitost a počet vyřizovaných žádostí prodloužit.

Poskytování informací a uplatnění práv je bezplatné. Jsou-li však žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se tatáž žádost opakuje, může TUL uložit žadateli administrativní poplatek nebo odmítnou žádosti vyhovět.

Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů, máte ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům vůči Technické univerzitě v Liberci, za předpokladu prokázání Vaší totožnosti, následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům – máte právo požadovat potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, pak jaký je účel zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, kdo je příjemcem osobních údajů nebo o jaké kategorie příjemců jde, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů, právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informaci, zda dochází k automatizovanému zpracování či profilování,
• právo na opravu – máte právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
• právo na výmaz (právo být zapomenut) – týká se povinnosti Technické univerzity v Liberci jako správce vymazat zpracovávané osobní údaje; toto právo však neplatí vždy, neboť existují případy, kdy Technická univerzita v Liberci k řádnému plnění svých úkolů osobní údaje zpracovávat musí (plnění zákonné povinnosti),
• právo na omezení zpracování – lze uplatnit zejména v případě, kdy není jasné zda a kdy se budou muset osobní údaje odstranit; právo na omezení zpracování můžete uplatnit v případech, kdy se domníváte, že Technická univerzita v Liberci zpracovává nepřesné údaje, odmítáte výmaz osobních údajů nebo údaje již nejsou zapotřebí pro původní účel, ale ještě je nelze odstranit z právních důvodů,
• právo na přenositelnost osobních údajů – můžete požadovat, aby Vám Technická univerzita v Liberci poskytla Vaše osobní údaje, které zpracovává, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a aby tyto údaje předala Vámi určenému správci, je-li to technicky možné,
• právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování – tuto námitku můžete vznést v případě, že si myslíte, že Technická univerzita v Liberci zpracovává osobní údaje neoprávněně; námitku lze vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování,
• právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů – můžete se kdykoli se žádostí, podnětem nebo stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz.